Over Sensus-methode

Gemeente-processen.nl is een initatief van Sensus-methode.

De kracht van de Sensus-methode is de communicatie via een uniforme visuele taal, die voor iedereen waar dan ook ter wereld te begrijpen is. Hiermee wordt het mogelijk om kennis uit te wisselen binnen de organisatie, met andere organisaties en van elkaar te leren.

Selecteer een pagina

Draagvlak creëren voor een geslaagd digitaliseringsproject

De enorme papierwinkel van de gemeentelijke overheid wordt steeds meer digitaal vormgegeven. Aanvragen van burgers voor gemeentelijke diensten en producten zullen steeds meer digitaal (via de website) bij de gemeente binnenkomen en ook digitaal worden verwerkt. De fysieke papierstroom bij veel gemeentelijke overheden zal hiermee steeds meer verdwijnen. Dit heeft tot gevolg dat het virtuele document nog het enige rechtsgeldige document is.

Steeds meer projecten worden opgestart om de diensten van de gemeentelijke overheid digitaal aan de burger aan te bieden. Steeds vaker kunnen burgers via een digitaal loket vergunningen aanvragen of inzage krijgen in de waardering van hun onroerend goed. Voor burgers is dit goed nieuws; zij zijn niet meer gebonden aan de gemeentelijke openingstijden en kunnen desgewenst op elk uur van de dag een subsidieaanvraag indienen. Echter,uit de opkomst van digitalisering vloeien voor gemeentelijke overheden nogal wat organisatorische gevolgen voort. Binnen de front-office verandert er op zich niet zo veel. Of een aanvraag nu via een telefoontje, een bezoek aan de balie of via een digitaal formulier binnenkomt, maakt voor de werkzaamheden als zodanig niet zoveel uit. Maar in de back-office zullen, door automatisering en digitalisering, de werkprocessen wel danig veranderen.

Naast organisatorische gevolgen brengt het digitaliseren van de papierstroom ook juridische consequenties met zich mee. Wil een gemeente vermindering van de enorme papierstroom,dan zal er nagedacht moeten worden over de rechtsgeldigheid van de digitale documenten en dient er gekeken te worden naar de mogelijkheid om bestaande documenten daadwerkelijk te vervangen door digitale documenten. Tot slot moet er ook gekeken worden naar de archiefmogelijkheden en de eenvoudige terugvindbaarheid van documenten.

 

Wat kan Sensus-methode voor u betekenen?

De BPM-consultants van Sensus-methode hebben ruime ervaring in het begeleiden van gemeentelijke organisaties bij het herdefiniëren van hun werkprocessen voor digitalisering, het invoeren van een digitaal loket en het schrijven van een digitaal handboek. Het modelleren, optimaliseren en implementeren van de werkprocessen dient ons inziens een belangrijke plek te krijgen binnen digitaliseringsprojecten.
Enerzijds om te borgen dat de digitale documenten straks nog steeds authentiek en rechtmatig zijn. Het vervangingsproces van fysiek naar digitaal moet namelijk beoordeeld kunnen worden door de gemeentearchivaris of de provinciale archiefinspectie. Zonder werkprocessen die onderdeel uitmaken van een handboek digitalisering, is het voor een gemeentearchivaris niet mogelijk het digitaliseringstraject aan de Archiefwetgeving te toetsen.
Anderzijds dient voorkomen te worden dat er straks dubbele dossiervorming ontstaat (papier en digitaal), met alle gevolgen van dien, zoals onduidelijkheid over welk dossier compleet is en dubbele archiefkosten. Goed beschreven processen voorafgaand aan het digitaliseringstraject voorkomen veel van dit soort problemen.

Om haar dienstverlening te optimaliseren maakt Gemeente Nijkerk de strategische keuze voor Sensus BPM Software. De gemeente maakte kennis met de Sensus-software op de website gemeente-processen.nl. Inzage in de NVVB mal, die hier gepubliceerd staat, gaf de doorslag om voortaan alle processen van de gemeente vast te leggen in de gebruiksvriendelijke Sensus-software.

Gemeente Nijkerk

Digitalisering bij gemeenten

Kunnen wij u helpen met uw digitaliseringsproject?

Neem vrijblijvend contact met ons op