Tal van gemeenten zijn bezig met het opzetten van Shared Service Centres (SSC's). Door het samenvoegen van bijvoorbeeld personeels- en salarisadministraties van verschillende gemeentelijke diensten in één gemeenschappelijke serviceorganisatie, willen gemeenten meer efficiency en lagere kosten realiseren. Het in elkaar schuiven van verschillende processen en werkwijzen van verschillende afdelingen blijkt echter niet altijd eenvoudig. Een aantal gemeenten heeft daarom de hulp ingeroepen van de Sensus-methode.

Grip op processen in de Gemeente Utrecht

"We zien dat gemeenten hele verschillende benaderingen kiezen", vertelt Monique van Dodewaard van de Sensus-methode. "Er zijn gemeenten die 'gewoon beginnen' door mensen van verschillende gemeentelijke diensten die dezelfde service verlenen bij elkaar te zetten. Andere gemeenten willen eerst nauwkeurig in beeld hebben wat het Shared Service Centre gaat doen en welke taken er bij de 'gewone' diensten achterblijven, voordat ze een centrum inrichten". 

In beide gevallen is het belangrijk om grip te krijgen op processen. De Sensus-methode Procesmanagement biedt hulp bij zowel het ontwikkelen en inrichten van nieuwe processen binnen de gemeente als bij het in kaart krijgen van bestaande processen en het verbeteren of in elkaar schuiven daarvan.

"In Utrecht hebben we een vliegende start gemaakt", vertelt Cock van Dijk, hoofd van het Service Centrum Personeels- en Salarisadministratie (SC-PSA) bij de Gemeente Utrecht. Het SC-PSA administreert alle mutaties rond salaris, overuren, verloven en gratificaties. "Je merkt dat allerlei afdelingen die nu bij elkaar zitten hun eigen werkwijze hadden en dat ook de beschrijving daarvan verre van uniform was. Met hulp van de Sensus-methode Procesmanagement kunnen we steeds meer processen binnen de gemeente standaardiseren en op uniforme manier beschrijven. Daardoor is het straks voor iedereen duidelijk hoe ze dingen moeten doen. Dat creëert duidelijkheid voor onze mensen, maar ook voor onze klanten, de medewerkers van de Gemeente Utrecht."

Het SC-PSA van Gemeente Utrecht kwam terecht bij de Sensus-methode via de Gemeente Rotterdam, die ook wordt ondersteund door de Sensus-methode. Daarnaast maakt ook het SSC van de Gemeente Spijkenisse gebruik van onze diensten.