Draagvlak creëren voor een geslaagd digitaliseringsproject

De enorme papierwinkel van de gemeentelijke overheid wordt langzamerhand steeds meer digitaal vormgegeven. Aanvragen van burgers voor gemeentelijke diensten en producten zullen steeds meer digitaal (via de gemeentelijke websites) bij de gemeente binnenkomen en ook digitaal worden verwerkt. De fysieke papierstroom bij veel gemeentelijke overheden zal hiermee steeds meer verdwijnen. Dit heeft tot gevolg dat het virtuele document nog het enige rechtsgeldige document is.

Steeds meer projecten worden opgestart om de diensten van de gemeentelijke overheid digitaal aan de burger aan te bieden. Steeds vaker kunnen burgers via een digitaal loket vergunningen aanvragen of inzage krijgen in de waardering van hun onroerend goed. Voor burgers is dit goed nieuws; zij zijn niet meer gebonden aan de gemeentelijke openingstijden en kunnen desgewenst op elk uur van de dag een subsidieaanvraag indienen. Echter,uit de opkomst van digitalisering vloeien voor gemeentelijke overheden nogal wat organisatorische gevolgen voort. Binnen de front-office verandert er op zich niet zo veel. Of een aanvraag nu via een telefoontje, een bezoek aan de balie of via een digitaal formulier binnenkomt, maakt voor de werkzaamheden als zodanig niet zoveel uit. Maar in de back-office zullen, door automatisering en digitalisering, de werkprocessen wel danig veranderen.

Naast organisatorische gevolgen brengt het digitaliseren van de papierstroom ook juridische consequenties met zich mee. Wil een gemeente vermindering van de enorme papierstroom,dan zal er nagedacht moeten worden over de rechtsgeldigheid van de digitale documenten en dient er gekeken te worden naar de mogelijkheid om bestaande documenten daadwerkelijk te vervangen door digitale documenten. Tot slot moet er ook gekeken worden naar de archiefmogelijkheden en de eenvoudige terugvindbaarheid van documenten.

Sensus-methode Procesmanagement

De Sensus-methode® is gespecialiseerd in het begeleiden van gemeentelijke organisaties bij het beschrijven en optimaliseren van haar werkprocessen. Het modelleren, optimaliseren en implementeren van de werkprocessen dient ons inziens een belangrijke plek te krijgen binnen digitaliseringsprojecten.

Enerzijds om te borgen dat de digitale documenten straks nog steeds authentiek en rechtmatig zijn. Het vervangingsproces van fysiek naar digitaal moet namelijk beoordeeld kunnen worden door de gemeentearchivaris of de provinciale archiefinspectie. Zonder werkprocessen die onderdeel uitmaken van een handboek digitalisering, is het voor een gemeentearchivaris niet mogelijk het digitaliseringstraject aan de Archiefwetgeving te toetsen.

Anderzijds dient voorkomen te worden dat er straks dubbele dossiervorming ontstaat (papier en digitaal), met alle gevolgen van dien, zoals onduidelijkheid over welk dossier compleet is en dubbele archiefkosten. Goede procesbeschrijvingen voorafgaand aan het digitaliseringstraject voorkomen  veel van dit soort problemen.

Dit kan niet zonder de inzet van branche- en productspecifieke kennis van ervaren procesconsultants, die de juiste informatie uit de medewerkers weten te halen. Onze specialisten hebben ervaring in het begeleiden van gemeentelijke organisaties bij het herdefiniëren van hun werkprocessen voor digitalisering, het invoeren van een digitaal loket en het schrijven van een digitaal handboek.